ระบบบันทึกข้อมูลประวัติการปฏิบัติงาน

หลังจากที่ฤดูกาลส่ง SAR ผ่านพ้นไป...

ส่วนตัวพบปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลการปฏิบัติงาน การอบรม การได้รับรางวัลต่าง ๆ ที่ไม่ค่อยเป็นปัจจุบันเท่าไร... (ฮา)

พอยุ่ง ๆ ข้อมูลก็กระจัดกระจายไปหมด บางทีก็ลืม แถมไม่ได้จดบันทึกวันเดือนปีที่ทำงานต่าง ๆ อีก

ดังนั้นเราเลยลองออกแบบ Google Form พร้อมเชื่อมโยงกับ Google Sheet และ Google Drive

เพื่อเป็นตัวช่วยในการจดบันทึกและจัดเก็บหลักฐานการปฏิบัติงานและการเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ

ให้เป็นหมวดหมู่และเป็นระบบ เตรียมพร้อมใช้งานได้ทันใจแบบไม่ต้องเสียเวลาตามหาให้วุ่นวาย!

จุดประสงค์ก็คืออยากให้ได้จดวันละนิด วันละหน่อยตามที่ทำบันทึกให้เป็นปัจจุบันผ่านโทรศัพท์

พอสิ้นเทอมปั๊บก็ปริ้นหรือแปะ QR Code สแกนดูรายการกิจกรรมที่เข้าร่วมได้ทันที

คุณครูท่านใดที่สนใจสามารถลองดูแนวทางคร่าว ๆ และนำไปประยุกต์ใช้ได้ตามนี้เลยค่ะ

ขั้นแรก สร้าง Form เพื่อเก็บข้อมูล

• คุณครูต้องมีบัญชี Gmail อาจเป็นอีเมลของโรงเรียน ที่สามารถใช้บริการของ Google ได้
• สร้าง Google form เพื่อบันทึกข้อมูล โดยมีรายละเอียดหัวข้อดังนี้

- รายการหรือหัวข้อ อาทิ กิจกรรมโรงเรียน/คำสั่ง อบรมสัมมนา รางวัลที่ได้รับ

- วันเดือนปีที่เข้าร่วมกิจกรรม

- ปีการศึกษา (กรณีที่ต้องการกลับมาค้นข้อมูลย้อนหลัง)

- ชื่องาน ชื่อรางวัล หรือชื่อการอบรม

- ชื่อคำสั่ง

- รายละเอียดอื่น ๆ

- สถานที่

- หน่วยงานที่จัดหรือหน่วยงานที่มอบรางวัล

- อัปโหลดไฟล์ภาพ

- อัปโหลดไฟล์คำสั่ง

- อัปโหลดไฟล์เกียรติบัตร

(ถ้าเข้าใจแล้วสามารถประยุกต์และออกแบบเก็บข้อมูลแยกคนละส่วนกันได้ค่ะเพื่อป้องกันไม่ให้สับสน)

ขั้นที่สอง สร้าง Google sheet ที่ลิงก์กับ form เพื่อจัดระเบียบข้อมูล

เปลี่ยนชื่อแผ่นงานสรุปการตอบกลับเป็น "ข้อมูล" (หรือข้อความอื่น) และสร้างแผ่นงานใหม่ดังตัวอย่างตามประเภทที่ต้องการจำแนกรายละเอียด ดังภาพ

พิมพ์ชื่อประเภทรายการที่ต้องการแยก ทำช่องให้ใส่ปีพ.ศ. (เพื่อให้สามารถค้นหาแยกรายปีได้) โดยใช้ การตรวจสอบข้อมูล ดังภาพ

ไปที่แถบ ข้อมูล >> การตรวจสอบข้อมูล >> เปลี่ยนเกณฑ์ เป็น รายการของชื่อ จากนั้นพิมพ์ปีพ.ศ. คั่นด้วย เครื่องหมาย ,

ใส่สูตรในเซลล์แรกของแถวแรกที่ต้องการกรองข้อมูล โดยใช้สูตร

=IFERROR(Filter('ข้อมูล'!D:N,('ข้อมูล'!C:C=A1)*('ข้อมูล'!B:B=C1)),"ไม่พบข้อมูลในปีการศึกษาดังกล่าว")

อธิบายใช้สูตร Filter

กรองข้อมูลจากแผ่นงาน "ข้อมูล"ในคอลัมน์ D:N โดยเลือกข้อมูลที่มีรายการในคอลัมน์ C ของหน้า "ข้อมูล" ตรงกับข้อความ A1 (กิจกรรมโรงเรียน/คำสั่ง)

และเลือกข้อมูลปีการศึกษาในแผ่นงาน "ข้อมูล คอลัมน์ B" ที่อยู่ในปีการศึกษาเดียวกับ C1 (ทำให้เลือกปีการศึกษาได้) ถ้าค้นหา

แล้วไม่พบข้อมูล ให้ขึ้นว่า "ไม่พบข้อมูล.........."

เมื่อใส่สูตรถูกต้องจะปรากฏข้อมูลดังภาพ

จากนั้นซ่อนคอลัมน์ที่ไม่ต้องการ (ถ้าครูท่านใดเข้าใจวิธีการทำและสูตรแล้วก็สามารถประยุกต์ใช้โดยออกแบบ form ใหม่แบบเก็บแยกตามส่วนต่าง ๆ ให้เห็นชัดเจนได้เลย)

ทำเช่นเดียวกันในแผ่นงาน การอบรม และ รางวัลที่ได้รับ

ในส่วนหน้าการอบรมอาจจะทำสรุปจำนวนชั่วโมงอบรม ดังตัวอย่างในภาพ

โดยใช้สูตร =CONCATENATE("จำนวน "," ",COUNTA(A4:A)," ","ครั้ง") เพื่อนับจำนวนครั้งที่เข้าร่วมการอบรม

และใช้สูตร =CONCATENATE("จำนวนชั่วโมงการอบรม "," ",SUM(G4:G)," ","ชั่วโมง") เพื่อรวมจำนวนการเข้ารับการอบรมในแต่ละปีการศึกษา

** สูตร CONCATENATE คือการรวมข้อความเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างหน้ารางวัลที่ได้รับ

**สำคัญคือถ้าคุณครูนำไปลองประยุกต์ใช้ให้ตั้งชื่อประเภทงานให้สัมพันธ์กับใน Google form

ในแต่ละหน้าอาจจัดรูปแบบและตัวอักษรให้เหมาะสมสวยงาม

ขั้นตอนที่สาม เริ่มบันทึกข้อมูล

เนื่องจากส่วนตัวเป็นประเภทขี้ลืม (แฮ่) อีกทั้งต้องการความสะดวกรวดเร็วในการกรอกข้อมูล

จึงสร้างทางลัดไว้ในหน้าจอโทรศัพท์เลย ตามตัวอย่างในภาพ เข้าแอปพลิเคชัน Drive เลือกที่เครื่องหมาย

จากนั้นกด "เพิ่มในหน้าจอหลัก"

สุดท้ายเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อย(ต้องล็อกอิน Gmail เพราะต้องอัปโหลดไฟล์ต่าง ๆ)

ข้อมูลที่กรอกไว้ก็จะจัดเก็บในโฟลเดอร์ Google drive ดังภาพ จำแนกตามรายละเอียดเอกสาร

เมื่อจะนำไปใช้ก็สามารถคัดลอกลิงก์และทำเป็น QR code ให้สแกนดูหลักฐานเอกสาร

ใส่ใน SAR หน้าเดียวหรือ SAR ออนไลน์ (แบบไม่ต้องพิมพ์เยอะ) หรือจัดรูปแบบแล้วพิมพ์รายงานส่งก็ได้เช่นกันค่ะ

จากที่ลองใช้มาหนึ่งเดือนยังไม่พบปัญหาค่ะ แต่ถ้าหากคุณครูมีข้อสงสัยอยากสอบถามสามารถคอมเม้นต์เข้ามาได้เลยค่ะ

มาลงแบบไม่มีวิดีโออธิบายอีกเหมือนเดิมเลย 555555

ถ้าคุณครูท่านใดไปลองประยุกต์ใช้แล้วมีไอเดียเพิ่มเติมสามารถนำมาแลกเปลี่ยนกันได้เลยค่า

ป.ล. ทั้งนี้ที่ทำขึ้นก็เป็นแนวทางหนึ่งที่คิดว่าจะช่วยแก้ปัญหาในเรื่องการรวบรวมเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ได้

โดยที่ไม่ต้องค้นหาย้อนหลังแค่บันทึกใน form ให้เป็นปัจจุบัน

ถ้าหากทีมงานผ่านเข้ามาเห็นก็อยากบอกว่ารอติดตามใช้งานระบบบันทึกประวัติของ Inskru นะคะ ^_^