ช่วงปลายเดือนมีนาคมของทุกๆปีการศึกษาจะเป็นเทศกาลประกาศผลการเรียนรู้ ซึ่งจะเป็นช่วงเวลาที่ครูที่ปรึกษา นักเรียน และผู้ปกครองจะได้พบปะกันก่อนที่นักเรียนจะเปลี่ยนระดับชั้น หรือไปศึกษาที่อื่น ในส่วนของครูพบว่า ครูน้องใหม่ที่เพิ่งปฏิบัติหน้าที่จะมีปัญหาว่า "หนูไม่รู้จะคุยอะไรกับผู้ปกครอง" ทำให้อยากถ่ายทอดประสบการณ์ของตนเอง เพื่อให้เห็นแนวทางหรือนำไปประยุกต์ใช้ในการประชุมเพื่อประสานสัมพันธ์ระหว่างครู-ผู้ปกครอง-นักเรียน" โดยจุดประสงค์หลักของกิจกรรมประชุมผู้ปกครองคือ เพื่อส่งเสริม สนับสนุน หรือแก้ไขปัญหาของนักเรียนร่วมกับครูที่ปรึกษาและโรงเรียน

ซึ่งขั้นตอนในการจัดกิจกรรมประชุมผู้ปกครอง มีแนวดำเนินการดังนี้

ขั้นเตรียมการ

1. จัดทำบัญชีรายชื่อผู้ปกครองที่เข้าร่วมประชุมแบบบันทึกการเข้าร่วมประชุมผู้ปกครองชั้นเรียน (Classroom Meeting) เพื่อความเป็นปัจจุบันของชื่อผู้ปกครองและเบอร์โทรศัพท์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร
2. จัดทำแบบบันทึกประสานสัมพันธ์ผู้ปกครองและครูที่ปรึกษา โดยครูต้องเขียนหรือพิมพ์
3. ข้อมูลพื้นฐานเช่น ชื่อ-นามสกุลของนักเรียน
4. พฤติกรรมของนักเรียนที่ควรชมเชยหรือยกย่อง เน้นพฤติกรรมที่เกี่ยวกับการเรียนเป็นหลัก และพฤติกรรมทางสังคม
5. ผลการเรียนเฉลี่ยควรใส่ทั้งภาคเรียนที่ 1 และภาคเรียนที่ 2 เพื่อการติดตามพัฒนาการของนักเรียน
6. พฤติกรรมของนักเรียนที่ควรปรับปรุง แยกเป็นพฤติกรรมทางการเรียน เช่น การติด "O" "ร" "มส." พฤติกรรมทั่วไปเช่น การมาสาย พฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์
7. แนวทางการแก้ไขปัญหาร่วมกันระหว่างครูและผู้ปกครอง
8. สิ่งที่ประทับใจหรือข้อเสนอจากการเข้าร่วมประชุมผู้ปกครองชั้นเรียน
9. แจ้งสถานที่ในการประชุมแก่ผู้ปกครองล่วงหน้า อาจใช้วิธีการแจ้งนักเรียน หรือแจ้งทางไลน์กลุ่ม

ขั้นดำเนินการ

1. ครูแจ้งขั้นตอนของกิจกรรมในวันนี้ และเอกสารที่ใช้ประกอบ ตลอดจนชี้แจงเกี่ยวกับการกรอก การส่ง และเอกสารที่สามารถนำกลับได้
2. ครูให้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมการเรียนในภาพรวม เช่น ความยากง่ายของเนื้อหา ระดับผลเฉลี่ยของห้อง แนวโน้มผลการเรียนเฉลี่ยของห้อง
3. ครูมอบใบประกาศผลการเรียนพร้อมแบบบันทึกประสานประสานสัมพันธ์ผู้ปกครองและครูที่ปรึกษา พร้อมให้ผู้ปกครองลงชื่อการเข้าร่วมประชุม
4. ครูแจ้งสิ่งที่ควรปฏิบัติและใส่ใจในช่วงปิดภาคเรียนเช่น การคบเพื่อน การสูบบุหรี่ไฟฟ้า หรือการใช้เวลาว่างในการเรียนและทำกิจกรรม และการเปิดภาคเรียน
5. ครูแจ้งให้ผู้ปกครองที่ประสงค์ปรึกษาเป็นรายบุคคลสามารถพบครูได้เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการในข้อ 4

ขั้นสรุป

1. ครูสรุปข้อเสนอแนะ หรือประเด็นๆต่างจากแบบบันทึกประสานสัมพันธ์ระหว่างครูที่ปรึกษาและผู้ปกครอง
2. ครูแจ้งข้อมูลที่ผู้ปกครอบสอบถาม หรือต้องการคำแนะนำผ่านช่องทางไลน์กลุ่ม

สิ่งที่ครูได้รับจากการสะท้อนของผู้ปกครองคือ

• ครูให้ความเป็นกันเองกับผู้ปกครอง
• ผู้ปกครองได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์และตรงประเด็น
• บรรยากาศการประชุมเป็นบรรยากาศที่อบอุ่น มีความไว้วางใจซึ่งกันและกัน

สื่อสารให้ชัดเจน และใช้หลักเราคือครอบครัวเดียวกัน จะทำให้ทุกอย่างราบรื่นและได้ความร่วมมือที่ดีที่สุด